Przed wyjazdem Erasmus+

Przygotuj się do rekrutacji

Rekrutacja studentów  na wyjazd (semestr zimowy i letni)  w ramach Programu Erasmus+  odbywa się bezpośrednio na Wydziałach AGH u Koordynatorów Wydziałowych raz w roku na wiosnę . 

1.   Wykaz Koordynatorów Wydziałowych

2.   Terminy rekrutacji na Wydziałach AGH

3.   Wykaz umów międzyinstytucjonalnych Erasmus+ 2014-2021

UWAGA!

·         Rekrutacja studentów na wyjazd w ramach Programu Erasmus+ odbywa się zawsze na wydziale macierzystym studenta.

·         Student może ubiegać się o wyjazd na stypendium na podstawie umowy zawartej przez wydział inny niż macierzysty, pod warunkiem uzyskania zgody Koordynatora Wydziałowego/Umowy (z innego Wydziału) oraz Dziekana/Prodziekana Wydziału macierzystego odpowiedzialnego za realizacje Learning Agreement studenta.

·         Koordynator Wydziałowy/Umów (z innego Wydziału), powinien potwierdzić zgodę udostępnienia miejsca (w uczelni partnerskiej) w ankiecie rekrutacyjnej studenta oraz zgłosić jego nominacje (jeśli zaistnieje konieczność).

·         Student składa ankietę rekrutacyjną do Koordynatora Wydziałowego na wydziale macierzystym, a kopia dokumentu pozostaje u Koordynatora ( z innego Wydziału).

 

Jak aplikować?

Przygotuj dokumenty  do Koordynatora Wydziałowego/Umowy

Dokumenty, które student powinien złożyć do celów rekrutacji do Koordynatora Wydziałowego/Umowy w terminie wyznaczonym przez Wydział:

1. Ankieta informacyjna kandydata :

W dokumencie wymagany jest podpis kandydata, Koordynatora Wydziałowego/Umów oraz Dziekana/Prodziekana Wydziału.

2. Zaświadczenie potwierdzające znajomość języka obcego na poziomie B2 .

Wymagania językowe

3. Decyzję Dziekana o przyznaniu stypendium socjalnego.

Studenci otrzymujący stypendium socjalne w celu zakwalifikowania się do finansowania z programu POWER,  muszą złożyć do Koordynatora Wydziałowego/Umowy, decyzję Dziekana o przyznanym stypendium socjalnym w momencie rekrutacji na Wydziale.

4.   Orzeczenie o stopniu niepełnosprawności

Studenci niepełnosprawni w celu zakwalifikowania się do finasowania z programu POWER,  muszą złożyć do Koordynatora Wydziałowego/Umowy, orzeczenie o stopniu niepełnosprawności w momencie rekrutacji na Wydziale.


Przygotuj dokumenty  do Działu Współpracy z Zagranicą (DWZ)

Komplet dokumentów, które student (po zakończonej rekrutacji na Wydziale) powinien indywidualnie złożyć w DWZ (C-1, pok. 109), aby podpisać umowę AGH-student.

UWAGA! Studenci proszeni są o wcześniejszy kontakt z DWZ w celu umówienia terminu podpisania umowy AGH-student (przyjmowanie stron w godz.9.00 –14.00), tel.: +48 12 617 51 00, +48 12 617 33 02 e-mail: erasmus@agh.edu.pl, dwz@agh.edu.pl.

1. Learning Agreement - porozumienie o programie zajęć.

Learning Agreement (LA)to umowa między studentem, uczelnią przyjmującą i uczelnią macierzystą, określająca program zajęć, w których student ma uczestniczyć w uczelni przyjmującej oraz liczbę punktów ECTS za każdy przedmiot. Porozumienie zawiera wykaz przedmiotów, jakie student jest zobowiązany zaliczyć w uczelni zagranicznej, aby uczelnia macierzysta mogła uznać i zaliczyć okres studiów.

Do Działu Współpracy z Zagranicą student powinien złożyć dokument LA zatwierdzony podpisem Dziekana/Prodziekana oraz zatwierdzony przez uczelnie partnerską w celu podpisania umowy AGH-student.

W dokumencie muszą znajdować się dokładne daty studiów (dzień, miesiąc, rok) w celu późniejszego naliczenia stypendium. W przypadku braku dokładnych dat w LA należy dostarczyć dodatkowy list z uczelni partnerskiej potwierdzający dokładny okres planowanych studiów.

Do spisania umowy AGH-student dopuszczalny jest skan dokumentu LA przed wyjazdem.

Można dokonywać zmiany wybranych przedmiotów w trakcie mobilności w dokumencie  Changes of original LA. Zmiany należy ustalać z Dziekanem Wydziału i Koordynatorem Wydziałowym.

Liczbę przedmiotów, pkt. ECTS, zasady przepisywania ocen, etc., należy konsultować z Dziekanem Wydziału i Koordynatorem Wydziałowym.

Podczas stypendium zgodnie z zasadami Erasmus+ wymagane jest uzyskanie 30 pkt ECTS/semestr lub60 pkt ECTS/rok.


2. Wniosek na wyjazd za granicę
Dokument należy pobrać ze strony internetowej: wnioski.dwz.agh.edu.pl

po uprzednim założeniu konta przez studenta.

Po uzyskaniu statusu w przygotowaniu prosimy o wydrukowanie dokumentu.

W dokumencie wymagany jest podpis studenta, Koordynatora Wydziałowego/Umowy oraz Dziekana/Prodziekana. Tak przygotowany dokument należy dostarczyć do DWZ

3. Ubezpieczenie

Ubezpieczenie student organizuje samodzielnie i jest zobowiązany dostarczyć do DWZ w momencie umowy AGH-student: ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW) na czas pobytu i podróży oraz ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej (OC).

W momencie podpisywania umowy AGH-student student otrzymuje z DWZ zaświadczenie do NFZ w celu otrzymania Europejskiej Karty Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ).DWZ może wystawić ten dokument tylko na podstawie podpisanego trójstronnie Learning Agreement (z dokładnymi datami studiów).

4.Dane bankowe:

Stypendium wypłacane jest na imienne konto stypendysty . Student powinien posiadać własne konto bankowe, akceptowane są konta wszystkich banków polskich oraz zagranicznych. Stypendia nie będą wypłacane na konta osób z rodziny  lub znajomych.

·         finansowanie Erasmus+( numer konta walutowego w EUR w standardzie  IBAN, SWIFT code banku).

·         finansowanie  POWER (numer konta walutowego w PLN w standardzie IBAN, SWIFT code banku).

 

5. Test językowy  OLS 

Student zobowiązany jest wypełnić test językowy  przesłany z systemu OLS  na e-mail podany przez studenta w terminie do dnia rozpoczęcia mobilności oraz przesłać potwierdzenie drogą elektroniczną do DWZ.

Praktyczne wskazówki i informacje  dla  studentów Erasmus+ korzystających  z systemu OLS (pdf) 

Na 2 tygodnie przed końcem pobytu student, który wypełnił pierwszy test językowy otrzyma maila z linkiem do drugiego testu do wypełnienia w ciągu 10 dni.

Wynik testu nie wpływa na dopuszczenie studenta do wyjazdu. Testy mają na celu sprawdzenie wzrostu umiejętności językowych podczas stypendium.

Podpisz umowę  AGH - student w Dziale Współpracy z Zagranicą

W zależności od terminu wyjazdu studenta na studia , student zobowiązany jest podpisać umowę AGH–student w DWZ (C-1, pok. 109) w terminach:

od 17 lipca do 30 września w przypadku wyjazdu na semestr zimowy,od 16 listopada do 15 grudnia w przypadku wyjazdu na semestr letni. 

Warunkiem podpisania umowy AGH – student jest dostarczenie do DWZ przez studenta dokumentu Learning Agreement (podpisanego dwustronnie) oraz Wniosku na wyjazd za granicę.

UWAGA!

Niepodpisanie umowy w wyznaczonym terminie jest równoznaczne z rezygnacją z programu.

Zgłoś swój przyjazd do uczelni partnerskiej

Na stronie internetowej uczelni student powinien sprawdzić terminy składania i rodzaj dokumentów / formularzy zgłoszeniowych lub rejestracji on-line.

1.   Nominację czyli oficjalne powiadomienie uczelni zagranicznej                   o kwalifikacji studenta na wyjazd, wysyła  Koordynator wydziałowy.

2.   Aplikację  każdy student musi wysłać do uczelni partnerskiej samodzielnie za pomocą formularza aplikacyjnego( Application form). Najczęściej jest to formularz rejestracyjny on-line lecz może być również w formie papierowej.

W aplikacji często mogą być wymagane następujące dane AGH:

·         kod Uczelni Erasmus+: PL KRAKOW02

·         Departmental coordinator – Koordynator wydziałowy

·         Institutional coordinator – Koordynator Uczelniany


Zakwaterowanie

AGH nie pośredniczy w poszukiwaniu zakwaterowania za granicą. Studenci we własnym zakresie aplikują o zakwaterowanie na czas trwania ich pobytu w uczelni partnerskiej : w akademikach – za pośrednictwem International Office uczelni partnerskich , prywatnie – za pośrednictwem biur pośrednictwa mieszkań.

Wypłata stypendium

Wypłata stypendium następuje zgodnie umową AGH - student w dwóch ratach:

1.   Przed wyjazdem na studia/ praktyki w wysokości 70% kwoty stypendium

Płatność zaliczkowa (w wysokości 70% kwoty stypendium określonej w umowie AGH-student , na okres odpowiadający co najmniej semestrowi jest zrealizowana nie później niż w jednym z poniżej podanych terminów, tym który wystąpi jako pierwszy:

§  30 dni od dnia podpisania Umowy AGH-student przez obie strony

§  w dniu rozpoczęcia mobilności (data rozpoczęcia semstru nauki w uczelni partnerskiej)

pod warunkiem   złożenia do Działu Współpracy z Zagranicą  w terminie 30 dni przed rozpoczęciem mobilności zatwierdzonych dokumentów:

·         porozumienia o programie zajęć tzw. Learning Agreement/programu praktyk tzw.Training Agreement,

·         Wniosku na wyjazd za granicę,

·         potwierdzenia rejestracji w systemie Odyseusz,

·         potwierdzenia posiadania ubezpieczenia zdrowotnego NFZ 

·         wypełnienia pierwszego testu biegłości językowej  w systemie OLS.

Późniejsza płatność zaliczkowa

W sytuacji, gdy student nie dostarczy w/w dokumentów do Działu Współpracy z Zagranicą  (Pawilon C-1, pok.109) w określonym przez Uczelnię terminie 30 dni przed rozpoczęciem mobilności późniejsza płatność zaliczkowa jest wyjątkowo dopuszczalna.

 2. Po powrocie ze studiów/praktyki w wysokości  30 % kwoty stypendium

Jeżeli płatność określona w umowie AGH- student  wyniesie mniej niż 100% maksymalnej kwoty stypendium to wypłata pozostałej części stypendium następuje pod warunkiem rozliczenia wyjazdu na wydziale macierzystym studenta  oraz w Dziale Współpracy z Zagranicą (Pawilon C-1, pok.109).

Student powinien złożyć:

  • indywidualny raport z wyjazdu (ankietę stypendysty) w systemie on-line EU survey
  •  drugi test biegłości językowej w systemie OLS   oraz
  • dostarczyć do DWZ oryginał dokumentu  „Wykazu ocen”/„Zaświadczenia o odbyciu praktyki”,
  • oryginał zaświadczenia o długości trwania pobytu stanowiący potwierdzenie daty rozpoczęcia i zakończenia okresu mobilności

Formalności należy dopełnić w DWZ w terminie 14 dni od daty zakończenia pobytu na studiach/praktykach za granicą. Dopełnienie w/w formalności jest traktowane jako wniosek studenta o płatność pozostałej kwoty stypendium (30% kwoty określonej w umowie AGH-student, w artykule 3.1).

Student powinien przesłać do DWZ drogą elektroniczną informacje o wypełnieniu on-line dokumentów: ankiety w systemie Mobility Tool oraz testu językowego w systemie OLS.

Zgodnie z umową AGH- student Uczelnia ma 45 dni kalendarzowych na wypłatę pozostałej kwoty stypendium lub na wystawienie polecenia zwrotu, jeżeli taki zwrot będzie należny.

UWAGA!

Studenci, którzy nie otrzymają zatwierdzonych  dokumentów z uczelni partnerskiej  takich jak: Learning Agreement/Training Agreement (przed rozpoczęciem mobilności) oraz Transcript of Records, potwierdzenie odbycia studiów/praktyk (po zakończeniu mobilności) proszeni są o  niezwłoczne powiadomienie Działu Współpracy z Zagranicą oraz złożenie podania do Koordynatora Uczelnianego z prośbą o przedłużenie terminu   podpisania umowy AGH student lub rozliczenia wyjazdu.(  pok.109, Pawilon C-1).

Harmonogram wypłat stypendium  

Wypłaty stypendium są realizowane dwa razy w miesiącu.

Studenci wpisani na listę wypłat w DWZ w dniach:

od  1 do 15  miesiąca, będą mieli realizowane przelewy od 16 do 30/31 danego miesiąca.
od  16 do 30/31 miesiąca, będą mieli realizowane przelewy od 01 do 15 następnego miesiąca.

W/w terminy są ustalone ze względu na konieczność zatwierdzenia zleceń wypłat stypendiów realizowanych przez Kwesturę AGH.

Skrócenie pobytu na studiach/praktykach

Student powinien pamiętać, że minimalny okres pobytu za granicą wymagany do otrzymania stypendium to 3 miesiące (studia) lub 2 miesiące (praktyki)

Ø  Skrócenie pobytu wiąże się z koniecznością zwrotu części stypendium, gdyż stypendium student może otrzymać tylko za taki okres, jaki rzeczywiście spędził  w uczelni partnerskiej (zgodnie z umową AGH-student podpisaną przed wyjazdem  i zaświadczeniem o długości pobytu przywiezionym z uczelni partnerskiej).

Ø  Skrócenie pobytu – „siła wyższa” jest możliwe ,jeżeli studentowi za granicą przydarzy się poważny wypadek, albo ciężko się rozchoruje,

W takiej sytuacji bezpośrednio po zajściu zdarzenia student powinien natychmiast skontaktować się drogą elektroniczną, telefonicznie z Działem Współpracy z Zagranicą. O dalszym trybie postępowania decyduje Narodowa Agencja w Warszawie.